Trong một vài năm trở lại đây, ngành du lịch tại Việt Nam đang dần phát triển. thu hút được nhiều du khách ở trong và ngoài nước. Đây là một cơ hội mở ra cho các ngành du lịch, trong đó có điều hành tour.
Điều Hành Tour Là Gì?
Điều hành tour là người trực tiếp lên kế hoạch cho chuyến đi/tham quan cả trong và ngoài nưc. Họ điều phối công việc giữa các bộ phận để đảm bảo du khách được trải nghiệm dịch vụ, nghỉ ngơi, vui chơi đúng lịch trình.
Công ty lữ hành có một vai trò quan trọng để quyết định thành công của chuyến đi, họ chịu trách nhiệm thiết kế để chuyến đi trở nên hoàn hảo và hấp dẫn nhất. Họ cũng chịu trách nhiệm về sự hài lòng cũng như trải nghiệm của du khách với chuyến đi.
Công việc của một nhân viên Điều hành tour
Để chuyến đi của du khách được được hoàn hảo và thuận lợi nhất. Các nhân viên điều hành tour cần thực hiện các công việc sau:
- Chịu trách nhiệm lên kế hoạch và thiết kế các chuyến đi mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách du lịch.
- Tư vấn các tour du lịch và thuyết phục khách hàng ký kết hợp đồng.
- Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ như vận chuyển, ăn uống, vui chơi giải trí… để đàm phán về phương thức, chất lượng và giá cả.
- Điều chỉnh và phân công trách nhiệm cho hướng dẫn viên phụ trách trong chuyến đi.
- Cùng hướng dẫn viên kiểm soát lịch trình, chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề phát sinh trong chuyến đi.
- Khảo sát các công ty đối thủ để đưa ra các chương trình phù hợp nhằm thu hút khách hàng.
- Lập báo cáo nêu rõ những thuận lợi, khó khăn của công ty lữ hành trong việc thực hiện hoạt động du lịch.
- Đề xuất giải pháp khắc phục các tồn tại, hạn chế nhằm tăng hiệu quả hoạt động và làm hài lòng khách hàng.
Quy trình điều hành tour
- Chuẩn bị tour
Chuẩn bị luôn là bước quan trọng nhất trước khi bắt đầu chuyến đi. Muốn điều hành tour tốt thì luôn phải có sự chuẩn bị chu đáo. Ngoài lịch trình rõ ràng, thì nhân viên cần làm những việc sau để thể hiện được sự chuyên nghiệp:
- Chuẩn bị đầy đủ thủ tục và các giấy tờ liên quan
- Nên lập danh sách bảo hiểm để đề phòng rủi ro cũng như tránh những tình huống không mong muốn (ví dụ: xảy ra tai nạn, gặp thời tiết xấu, delay chuyến bay…)
- Lập các hợp đồng liên quan khác
- Cẩn thận liên hệ với các bên cung cấp dịch vụ ăn uống, khách sạn, các điểm vui chơi giải trí,…
- Sắp xếp trước các điểm đón và trả khách
- Chuẩn bị phương tiện đi lại với đầy đủ thông tin về thời gian di chuyển, số điện thoại liên hệ hãng xe,…
- Lập phiếu thanh toán tạm ứng, các chứng từ dịch vụ, và bảng xác nhận dịch vụ…
- Thực hiện tour
Trong suốt quá trình tham quan, nhân viên điều hành cần luôn phải theo sát để xử lý mọi vấn đề liên quan. Tất cả các công đoạn phải thật hoàn hảo để phục vụ khách hàng tốt nhất. Dưới đây là những điều mà các nhà điều hành tour du lịch cần lưu ý:
- Kiểm tra kỹ tất cả các thông tin liên quan 4 tiếng trước giờ khởi hành
- Kiểm tra các thủ tục tạm ứng
- Làm việc với hướng dẫn viên du lịch
- Theo dõi tiến trình của chuyến tham quan
- Hỗ trợ xử lý các trường hợp cấp bách
- Lên kế hoạch thay thế khi có sự cố
- Tập hợp và báo cáo
Cuối cùng, người điều hành phải làm thủ tục thu và báo cáo cấp trên. Thông thường, nhân viên cần phải báo cáo tài chính và mức độ hài lòng của du khách. Từ đánh giá gần đây nhất của bạn, bạn sẽ nhận được lời khuyên và những chỉ đạo mới từ ban quản lý.
Sau khi kết thúc chuyến du lịch, nhân viên điều hành tour cần làm những việc sau:
- Lập bản tóm tắt chuyến đi, liệt kê những nơi đã đến và chi phí thực tế
- Viết nhật ký du lịch
- Thanh quyết toán với kế toán theo bảng giá thành kê khai
- Tạo bảng thu thập ý kiến khách hàng
Những kỹ năng cần có của nhân viên điều hành tour
- Kỹ năng tổ chức
Điều hành tour yêu cầu nhân viên phải có khả năng tổ chức và quản lý công việc hiệu quả. Họ phải lên kế hoạch cho các hoạt động du lịch, đặt phòng khách sạn, lên lịch trình và giám sát mọi hoạt động.
- Kỹ năng giao tiếp
Người điều hành, quản lý tour là những người phải làm việc trong lĩnh vực dịch vụ nên kỹ năng giao tiếp là quan trọng nhất. Kỹ năng giao tiếp nội bộ với đồng nghiệp trong việc phân chia công việc, lập kế hoạch triển khai.
Kỹ năng giao tiếp với khách hàng để tư vấn thông tin chuyến đi, lịch trình du lịch và hợp đồng thiết bị.
Kỹ năng giao tiếp và đàm phán với những nhà cung cấp, đối tác để đảm bảo các vấn đề về di chuyển, ăn uống, vui chơi giải trí được thực hiện theo đúng quy trình điều hành tour đã đề ra.
- Khả năng chịu áp lực
Nhân viên phụ trách điều hành tour có rất nhiều việc phải làm nên áp lực công việc rất cao. Điều này đòi hỏi nhân sự phải chịu áp lực công việc tốt, bình tĩnh để xử lý và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Điều hành tour đòi hỏi nhân sự phải có khả năng sắp xếp, phân công công việc khoa học giúp mang lại hiệu quả cao trong quá trình làm việc.
- Kỹ năng xử lý tình huống
Trong quá trình thực hiện quy trình điều hành tour sẽ có nhiều vấn đề phát sinh, phàn nàn của khách hàng mà nhân viên điều hành tour phải đứng ra giải quyết.
Điều này đòi hỏi người điều hành tour phải hết sức bình tĩnh để nhìn nhận vấn đề và tìm ra nguyên nhân. Từ đó tìm giải pháp xử lý kịp thời, tránh hậu quả một cách tốt nhất.
- Khả năng ngoại ngữ
Ngành du lịch nói chung là một ngành phải tiếp xúc với một lượng lớn khách hàng, với nhiều du khách nước ngoài. Do đó, khả năng ngoại ngữ và nói tiếng Anh gần như là kỹ năng không thể thiếu nếu bạn muốn tiến xa trong công việc này.
Kết luận
Tóm lại, điều hành tour có trách nhiệm đảm bảo chuyến đi của khách hàng sẽ trở nên suôn sẻ và mang lại cho khách hàng một trải nghiệm tuyệt vời.
Chính vì vậy, một điều hành tour cần trang bị cho mình những kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết để trở thành một nhân viên điều hành tour chuyên nghiệp.
